BranchenEnergie & Versorgung
Energie & Versorgung
Wenn das Einsatzfahrzeug steht, läuft der Ablauf sofort an.
Große, verteilte Flotten mit Einsatz- und Servicefahrzeugen, strenge Prüf- und Dokumentationspflichten.
- große verteilte Flotten
- Bereitschaftsdienst
- Nachweispflichten
Ausgangslage Versorgung
Was den Fuhrpark in der Versorgung fordert
Der Entstördienst fährt rund um die Uhr, die Flotte ist über Standorte und Gesellschaften verteilt, und für alles braucht es einen Nachweis.
Panne im Bereitschaftsdienst: Wer ruft jetzt die Abschleppdienste an?
Mit ClamioDer Workflow. Sobald gemeldet wird, startet der Ablauf.
Der Monteur steht allein am Fahrzeug und wartet.
Mit ClamioEr sieht in der App, wie weit die Hilfe ist. Der Fahrer sieht die Ankunftszeit in der App, auch wenn sie sich ändert.
Netz, Vertrieb, Erzeugung: Jede Gesellschaft will nur ihre Daten sehen.
Mit ClamioOrganisationen unter einem Kundenkonto, mit Rollen und Rechten je Organisation.
Darf das Einsatzfahrzeug mit diesem Mangel noch raus?
Mit ClamioIst der Mangel kritisch oder das Fahrzeug „nicht fahrbereit“, wird gesperrt. Die Werkstatt meldet die Behebung, der Fuhrpark prüft nach.
Eine teure Reparatur läuft an, bevor jemand zugestimmt hat.
Mit ClamioMit Automatisierung wartet der Ablauf auf die Freigabe des Kostenvoranschlags, ab Ihrer Freigabegrenze durch zwei Personen, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten.
Die Buchhaltung tippt Rechnungen je Gesellschaft ab.
Mit ClamioRechnungen und Listen gehen als CSV-Datei an die Buchhaltung. Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel.
Alltag in der Versorgung
Drei Fälle aus Bereitschaft und Betrieb
Fall 1 · PanneZusatzmodul
Ein Einsatzfahrzeug bleibt im Bereitschaftsdienst liegen
Störung im Netz, der Messwagen ist unterwegs und bleibt liegen. Sobald der Fahrer die Panne meldet, startet der Ablauf.
Meldung
Am Zug: Fahrer
Der Fahrer meldet die Panne mit Standort in der App.
Erste Anfragemit Automatisierung
Am Zug: FuhrparkAbschleppdienst 1
Mit der Meldung startet der Ablauf. Der Workflow fragt den ersten Abschleppdienst an.
Keine Antwort
Am Zug: Abschleppdienst 1
Der erste Dienst reagiert nicht. Seine Antwortfrist läuft ab.
Nächster Dienstmit Automatisierung
Am Zug: FuhrparkAbschleppdienst 2
Sagt einer ab oder antwortet nicht in der Frist, wird der nächste gefragt.
Ankunft
Am Zug: Abschleppdienst 2Fahrer
Der zweite Dienst nimmt an und setzt den Termin. Der Fahrer sieht die Ankunftszeit.
Verlauf
Am Zug: Fuhrpark
Später liest der Fuhrpark im Verlauf der Akte nach, was wann ausgelöst wurde.
- Was der Monteur sieht
- Wie weit die Hilfe ist und wann sie eintrifft. Beträge bleiben ihm verborgen.
- Am Auftrag
- Strecke, geschätzte Kosten und später die Rechnung.
Fall 2 · Schaden
Ein Schaden ist größer
Ein Hubsteiger streift ein Tor, die Reparatur wird teuer. Solche Beträge soll nicht eine Person allein durchwinken.
Aufnahme
Am Zug: Fahrer
Der Fahrer meldet den Schaden geführt, mit Fotos.
Beauftragungmit Automatisierung
Am Zug: FuhrparkWerkstatt
Der Workflow beauftragt die Werkstatt. Sie nimmt den Auftrag an.
Kostenvoranschlagmit Automatisierung
Am Zug: Werkstatt
Die Werkstatt reicht den Kostenvoranschlag ein. Der Ablauf wartet.
Freigabemit Automatisierung
Am Zug: FuhrparkVersicherer
Es entscheidet die Stelle, die Sie im Schritt festlegen: Fuhrpark, Versicherer oder Assekuradeur. Auf Wunsch mit Vier-Augen-Prinzip.
Reparatur
Am Zug: Werkstatt
Nach der Freigabe repariert die Werkstatt und reicht die Rechnung im Portal ein.
- Für den Fahrer
- Status der Meldung, keine Beträge.
Fall 3 · MangelZusatzmodul
Mangel am Einsatzfahrzeug: gesperrt, behoben, nachgeprüft
Ein Einsatzfahrzeug muss sicher sein, wenn es ausrückt. Der Fahrer merkt vor der Fahrt, dass etwas nicht stimmt.
Nicht fahrbereit
Am Zug: Fahrer
Der Fahrer meldet den Mangel mit Foto und gibt „nicht fahrbereit“ an.
Vorläufige Sperre
In der Akte
Diese Angabe sperrt das Fahrzeug vorläufig. Der Fahrer wird informiert, es nicht zu nutzen.
Sperre prüfen
Am Zug: Fuhrpark
Die Flotte bestätigt die Sperre oder hebt sie auf, das Aufheben mit Grund.
Instandsetzung
Am Zug: Werkstatt
Die Werkstatt behebt den Mangel und meldet die Behebung in ihrem Portal.
Nachprüfung
Am Zug: Fuhrpark
Der Fuhrpark prüft nach und hebt die Sperre auf. Beides steht in der Mangelakte.
- Für die Arbeitssicherheit
- Meldung, Sperre, Behebung und Nachprüfung sind lückenlos nachzulesen.
- Für die Bereitschaft
- Ein gesperrtes Fahrzeug ist gekennzeichnet, bevor es neu zugeordnet wird.
Illustration Dicke Linie: der Vorgang in Clamio. Farbige Linien: wer handelt. Gefüllte Station: Regel oder Automatisierung.
Workflow in der Versorgungmit Automatisierung
Bereitschaftsdienst: Der Workflow sucht den Abschleppdienst
Sobald die Panne gemeldet wird, startet der Ablauf. Sie bestimmen, welche Partner angefragt werden, fest oder bevorzugt. Der Ablauf schickt die Anfrage sofort, nacheinander oder gleichzeitig hinaus.
Eine Panne im Bereitschaftsdienst, Schritt für Schritt
- FahrerPanne gemeldetMit Standort, in der App. Damit startet der Ablauf.
- WorkflowAbschleppdienst 1 angefragtNach Ihrer Partnerwahl, Zustellung nacheinander.
- Abschleppdienst 1Keine AntwortDie Antwortfrist läuft ab.
- WorkflowAbschleppdienst 2 angefragtSagt einer ab oder antwortet nicht in der Frist, wird der nächste gefragt.
- Abschleppdienst 2Angenommen: DisponiertDie Sachbearbeitung des Fuhrparks wird benachrichtigt.
- Abschleppdienst 2Termin gesetztDie Ankunftszeit steht in der Pannenakte und in der App.
- Abschleppdienst 2Unterwegs, dann AbgeliefertStrecke und geschätzte Kosten am Auftrag.
- FuhrparkRechnung entschiedenIn derselben Akte. Erst dann wird abgeschlossen.
Illustration Ohne Uhrzeiten und ohne Fristlänge: Die Antwortfrist je Stufe legen Sie fest.
Was Sie dafür einstellen
Zustellung wählen
Nacheinander anfragen: Lehnt ein Dienst ab oder antwortet nicht, wird der nächste angefragt. Bei einer Absage wird sofort der nächste gefragt, sonst nach Ablauf der Wartezeit.
Oder alle zugleich
Gleichzeitig anfragen: Sobald ein Partner zusagt, ist die Anfrage für die anderen erledigt. Sagt einer ab, bleiben die anderen angefragt.
Partner festlegen
Im Schritt „Dienstleister beauftragen“ legen Sie unter „Partnerwahl“ fest: Fester Partner oder Bevorzugter Partner.
Partnerwahl als Schritt im Ablauf einer Akte. Beispieldaten. Wenn niemand zusagt
Sind alle Partner durch, bleibt der Auftrag offen und ein Mensch greift ein. Der Ablauf wartet nicht stumm.
Panne ist ein Zusatzmodul. Voraussetzung für den Ablauf: Automatisierung gebucht. Automatisierung ansehen
Freigaben und Kosten
Teure Reparaturen erst nach Freigabe
Zwei Fragen stellt jede Revision: Wer hat zugestimmt, und wo ist der Beleg?
Freigabe vor der Reparatur
- Der Schritt „Kostenvoranschlag einreichen“ mit „Freigabe nötig“ erzeugt eine Kostenfreigabe; der Ablauf wartet bis zur Entscheidung.
- Wer entscheidet, legen Sie fest: Fuhrpark, Versicherer oder Assekuradeur mit schreibender Vollmacht.
- Ab einer Freigabegrenze, die Sie festlegen, bestätigen zwei Personen, wenn das Vier-Augen-Prinzip eingeschaltet ist.
- Auf Wunsch Vier-Augen-Prinzip für Kostenvoranschläge und Rechnungen ab einem Betrag, den Sie festlegen.
Export für das Rechnungswesen
- Rechnungen und Listen als CSV-Datei.
- Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel.
Nutzen in der Versorgung
Was Ihre Organisation davon hat
Leitung Fuhrpark
Ein Bild über alle Standorte: Dashboard mit Schadenverlauf und offenen Schäden.
Ihre Bereitschaft
Die Pannenhilfe wird angefragt, ohne dass jemand telefonieren muss. Der Fahrer kennt die Ankunftszeit.
Rechnungswesen
Rechnungen und Listen als CSV-Datei. Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel.
Revision
Freigaben und Statuswechsel sind mit Person und Zeitpunkt nachzulesen.
Module in der Versorgung
Was in der Versorgung besonders zählt
Für verteilte Flotten mit Bereitschaft stehen Ablauf, Nachweis und Trennung nach Gesellschaften vorn.
Workflow
mit AutomatisierungPartnerwahl, Freigaben und Aufgaben als Ablauf für Schaden, Panne, Mangel und Verstoß. Vorlagen lassen sich prüfen und im Testlauf durchspielen.
Pannenhilfe
ZusatzmodulDas Modul Panne: Meldung mit Standort, Anfrage beim Abschleppdienst, Ankunftszeit aus seinem Termin.
Stand eines Auftrags im Abschlepp-Portal. Beispieldaten. Mangel & Sperre
ZusatzmodulSchweregrad, Frist und Fahrzeugsperre. Aufgehoben wird eine Sperre nur von einem Menschen, mit Grund.
Fahrzeuge & Zuordnung
Fahrzeuge mit Kennzeichen, Status und Eigentum. Fahrer sind Fahrzeugen mit Zeitraum zugeordnet.
Fahrzeugliste: Kennzeichen, Status. Beispieldaten. Kennzahlen
Kennzahlen mit festen Definitionen je Rolle. In den Kennzahlen-Auswertungen werden sehr kleine Gruppen automatisch ausgeblendet. Listen als CSV.
Organisationen & Rollen
Gesellschaften und Standorte als Organisationen unter einem Kundenkonto, je Organisation eigene Rollen und Rechte.
Rollen in der Versorgung
Wer in der Versorgung mitarbeitet
- FuhrparkPortalLegt Abläufe, Partner und Freigabegrenze fest und liest im Protokoll nach.Zur Lösung Fuhrpark
- Fahrernur AppMeldet Panne, Schaden und Mangel in der App und sieht die Ankunftszeit.Zur Lösung Fahrer
- AbschleppdienstPortalWird vom Workflow angefragt, nimmt an und setzt den Termin.Zur Lösung Abschleppdienst
- WerkstattPortalReicht den Kostenvoranschlag ein, repariert und meldet behobene Mängel.Zur Lösung Werkstatt
- VersichererPortalEntscheidet Freigaben, wenn Sie das im Ablauf so festlegen.Zur Lösung Versicherer
- AssekuradeurPortalEntscheidet im Auftrag, mit schreibender Vollmacht.Zur Lösung Assekuradeur
Auch beteiligt
- GutachterPortalBei größeren Schäden: Gutachten in die Akte.Zur Lösung Gutachter
- MietwagenPortalErsatzfahrzeug bei Schaden oder Panne.Zur Lösung Mietwagen
Viele Standorte, ein Kundenkonto
- Trennung
- Netzgesellschaft, Vertrieb und Erzeugung arbeiten als eigene Organisationen im selben Kundenkonto.
- Nachweis
- Änderungen an Vorgängen, Freigaben und Datenfreigaben stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.
- Portale
- Versicherer und Assekuradeure arbeiten über eigene Portale, mit den Rechten, die Sie freigeben.
- Hosting
- Datenhaltung in Rechenzentren in der EU, Transport verschlüsselt (TLS).
Fragen in der Versorgung
Fragen aus Stadtwerken und Netzbetrieb
Können wir Standorte oder Gesellschaften trennen?
Ja. Jede Gesellschaft und jeder Standort kann eine Organisation unter Ihrem Kundenkonto sein, mit Rollen und Rechten je Organisation.
Was passiert bei einer Panne im Bereitschaftsdienst?
Sobald gemeldet wird, startet der Ablauf. Sagt einer ab oder antwortet nicht in der Frist, wird der nächste gefragt. Voraussetzung: Automatisierung gebucht.
Gilt das Vier-Augen-Prinzip für alles?
Für Kostenvoranschläge und Rechnungen, wenn Sie es einschalten. Ab Ihrer Freigabegrenze bestätigen zwei Personen.
Was steht im Protokoll?
Änderungen an Vorgängen, Freigaben und Datenfreigaben stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.
Können Versicherer und Assekuradeure mitarbeiten?
Ja, über eigene Portale mit den Rechten, die Sie freigeben.
Wie kommen die Kosten in die Buchhaltung?
Rechnungen und Listen exportieren Sie als CSV-Datei. Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel.
Überträgt Clamio direkt an DATEV?
Nein. Sie exportieren eine Datei und geben sie an Buchhaltung oder Steuerberater weiter. Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel.
Branchen neben der Versorgung
Clamio für Ihre Versorgungsflotte sehen
In der Demo läuft eine Panne im Bereitschaftsdienst durch: Anfrage, Fristablauf, nächster Dienst, Ankunftszeit. Danach zeigen wir Freigabe und Export.