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Plattform · Zusammenarbeit

Ein Vorgang.
Jeder sieht seinen Teil.

Fuhrpark, Versicherer, Assekuradeur, Dienstleister und Fahrer arbeiten an derselben Akte.

Aufträge, Rückfragen und Aufgaben laufen im Vorgang zusammen. Was eine Organisation sieht, folgt ihrem Auftrag oder ihrer Vollmacht.

Demo anfragen Sichtbarkeit ausprobieren

Acht Portale und die Fahrer-App.

Wer mitarbeitet

  • Fuhrpark
  • Versicherer, Assekuradeur
  • Dienstleister
  • Fahrer

Eine Akte · Stationen dieser Seite

01Sichtbarkeit

Fünf Vorgänge. Wer sieht welchen?

Wählen Sie eine Organisation und sehen Sie, welche Vorgänge eines Fuhrparks bei ihr ankommen und warum.

Clamio orchestriert, alle helfen mit.

Illustration zum Ausprobieren · kein Produktbild

Die Werkstatt sieht 2 von 5 Vorgängen.Sie sieht die Vorgänge, zu denen sie einen Auftrag hat, und von den Beträgen nur die eigenen.

  • SchadenSchaden 1sichtbarAuftrag an die Werkstatt
  • SchadenSchaden 2nicht sichtbarohne Auftrag nicht sichtbar
  • Panne ZusatzmodulPannenicht sichtbarohne Auftrag nicht sichtbar
  • Mangel ZusatzmodulMangelsichtbarAuftrag an die Werkstatt
  • VerstoßVerstoßnicht sichtbarohne Auftrag nicht sichtbar

Die Regel dahinter: Jede Organisation sieht ihre eigenen Vorgänge und die, für die sie einen Auftrag oder eine Vollmacht hat oder die sie versichert. Die fünf Vorgänge sind Beispiele.

02Akte

Der Auftrag hängt an der Akte, aus der er kommt.

Der Fuhrpark bindet Beteiligte ein und vergibt Aufträge. Was der Partner liefert, liegt danach im selben Vorgang.

  • Partner melden ihren Stand über den Auftragsstatus.
  • Kostenvoranschlag, Gutachten, Fotos und Dokumente stellt der Partner in die Akte.
  • Die Rechnung reicht er im eigenen Portal ein.
  • Eigene Dienstleister ohne Portal fragen Sie per Auftragslink an.

Illustration · Ein Auftrag an einen Partner

  1. Auftrag vergebenAus der Akte des Vorgangs.
  2. Der Partner antwortetAnnehmen oder Ablehnen
  3. Stand meldenÜber den Auftragsstatus, sichtbar in der Akte.
  4. Rechnung einreichenIm Portal des Partners, zum selben Auftrag.
Jeder Schritt gehört zu einem Auftrag und damit zu einem Vorgang.

03Diskussion

Die Rückfrage steht beim Vorgang, nicht im Postfach.

Abstimmung mit beauftragten Partnern im Reiter Diskussion. Jeder Partner sieht nur, was seinen Auftrag betrifft.

  • Im Fuhrpark-Portal heißt der Bereich „Kommunikation“, darin liegt der „Chat“.
  • Im Partner-Portal heißt derselbe Ort „Diskussion“.
  • Über Neues informiert Clamio im Portal und per E-Mail, in der Sprache des Empfängers.

Aus der Oberfläche

Demo-Daten

Ausschnitt eines Chats in der Akte: Es geht um die Übergabe eines Transporters um 8 Uhr, den Kostenvoranschlag und mögliche Nachbestellungen von Teilen.
Chat zwischen Partner und Fuhrpark in der Akte.

04Aufgaben

Was zu tun ist, hat einen Empfänger.

Aufgaben stehen für sich oder hängen an einem Schaden, einer Panne, einem Mangel, einem Fahrzeug oder einem Verstoß.

  • Jede Aufgabe hat Status, Checkliste, Kommentare und Erinnerungen.
  • Sie geht an eine Person oder an einen Postkorb, den gemeinsamen Eingang eines Teams.
  • Freigaben aus einem Workflow entscheiden Sie im Portal. Die E-Mail weist nur darauf hin.

Aufgaben für den FahrerDer Fahrer sieht seine Aufgaben in der App, hakt Punkte ab und erledigt sie. Aus einem Workflow bekommt er Aufgaben nur zu seinen Schäden, zum Beispiel „Unterlagen hochladen“.

Illustration · Eine Aufgabe im Postkorb

  1. Aufgabe angelegtFür sich oder an einem Vorgang.
  2. Im Postkorb des TeamsNoch hat sie niemand übernommen.
  3. „Übernehmen“Eine Person nimmt die Aufgabe an sich.
  4. ErledigtDer Status steht an der Aufgabe und am Vorgang.
Gestrichelt: Die Aufgabe wartet im Postkorb, bis jemand sie übernimmt.

05Portale

Acht Portale und eine App für denselben Vorgang.

Jede Organisation arbeitet in ihrem eigenen Portal, mit eigenen Listen und eigenen Status. Der Fahrer nutzt die App.

06Rechte

Rechte folgen Rollen. Zugriff folgt Auftrag oder Vollmacht.

Jede Organisation vergibt Rechte über Rollen und kann eigene Rollen anlegen.

Sicherheit und Datenschutz ansehen

  • Die Vollmacht für den Assekuradeur gilt je Bereich, lesend oder schreibend. Ohne Bereich hat er keinen Zugriff.
  • Fahrzeuge, Schäden und Fahrer sind immer dabei. Wählbar sind Verträge, Benutzer & Einstellungen, Exporte, eigene Dienstleister, Pannen und Mängel, Reifen sowie Kosten & Rechnungen.
  • Ein Bereich wirkt nur, wenn das passende Modul gebucht ist.
  • Der Fuhrpark erteilt sie per Vollmachtscode oder auf Anfrage des Assekuradeurs.
  • Partner sehen die Beträge ihrer eigenen Aufträge. Im Fuhrpark sieht Beträge, wer das Recht „Kosten lesen“ hat.
  • Änderungen an Vorgängen, Freigaben und Datenfreigaben stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.

07Häufige Fragen

Kurz gefragt

Freigaben aus Workflows setzen voraus, dass Automatisierung gebucht ist.Aufträge, Diskussion und Aufgaben brauchen das nicht.

Sehen Partner die Vorgänge anderer Partner?

Nein. Ein Partner sieht nur Vorgänge, in denen er beauftragt ist. In der Diskussion sieht er, was seinen Auftrag betrifft.

Können wir Dienstleister einbinden, die kein Portal nutzen?

Ja. Ihre eigenen Dienstleister fragen Sie per Auftragslink an. Deren Rechnungen können Sie selbst erfassen.

Gibt ein Postkorb Zugriff auf Vorgänge?

Nein. Die Mitgliedschaft in einem Postkorb gibt keinen Zugriff auf Daten. Er zeigt nur Aufgaben zu Vorgängen, die Sie ohnehin sehen dürfen.

Wie erfahre ich von einer neuen Aufgabe oder Nachricht?

Durch die Benachrichtigung im Portal und per E-Mail. Welche E-Mails Sie bekommen, stellen Sie selbst ein, Ihre Organisation gibt die Voreinstellung vor.

Damit es rollt.

In einer Demo öffnen wir denselben Vorgang zweimal: im Fuhrpark-Portal und im Portal eines Partners.

Demo anfragen

Wie kommen Partner an ihre Aufträge? Partnerwahl ansehen