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BranchenÖffentliche Hand

Öffentliche Hand

Jede Entscheidung mit Person und Zeitpunkt.

Fuhrparks von Kommunen und Behörden müssen nachvollziehbar, datenschutzkonform und mit klaren Zuständigkeiten arbeiten.

Demo anfragen Drei Fälle ansehen
Was besonders zählt
  • Nachvollziehbarkeit
  • Datenschutz
  • klare Zuständigkeiten
Schadenakte: Zeitleiste mit den Einträgen „Kosten erwartet“ und „Rechnung eingereicht“, jeweils mit Organisation, Zeitpunkt und Betrag
Zeitleiste einer Akte: Einträge mit Zeitpunkt. Beispieldaten.
Im Fall dabei
Auch beteiligt

Ausgangslage Verwaltung

Was Fuhrparks in Behörden leisten müssen

Im Amt reicht es nicht, dass etwas erledigt ist. Es muss sich auch zeigen lassen, wer es wann entschieden hat.

  • Ein Bußgeldbescheid für den Dienstwagen. Wer saß am Steuer?

    Mit ClamioDer Fuhrpark ordnet den Verstoß Fahrzeug und Fahrer zu. Fristen laufen sichtbar in der Verstoßakte.

  • Die Kanzlei braucht Angaben zum Fahrer.

    Mit ClamioDer Fuhrpark gibt Fahrerdaten gezielt frei; ohne Freigabe sieht der Partner sie nicht.

  • Die Rechnungsprüfung fragt, wer die Reparatur genehmigt hat.

    Mit ClamioDie Entscheidung steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.

  • Bauhof, Ordnungsamt, Eigenbetrieb: Zuständigkeiten müssen getrennt sein.

    Mit ClamioOrganisationen unter einem Kundenkonto. Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Vorgänge sieht und bearbeitet.

  • Ausgaben brauchen eine Gegenzeichnung.

    Mit ClamioAb einer Freigabegrenze, die Sie festlegen, bestätigen zwei Personen, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten.

  • Die Personalvertretung fragt nach Verhaltenskontrolle.

    Mit ClamioFahrer sehen nur ihre eigenen Vorgänge. Eine Rangliste der Fahrer gibt es nicht.

Alltag in der Verwaltung

Drei Fälle aus dem Amt

Fall 1 · Verstoß

Ein Bußgeldbescheid für ein Dienstfahrzeug geht ein

Der Bescheid ist an die Behörde als Halterin gerichtet. Gefahren ist jemand aus einer von zwölf Dienststellen.

  1. Eingang

    Am Zug: Fuhrpark

    Der Fuhrpark legt den Verstoß an. Bußgeld, Tatzeitpunkt und Tatort stehen in der Akte.

  2. Fahrer zuordnen

    Am Zug: Fuhrpark

    Der Fuhrpark ordnet den Verstoß dem Fahrzeug und dem Fahrer zu.

  3. Einsicht

    Am Zug: Fahrer

    Der Fahrer sieht eigene Verstöße ohne Beträge und kann Dokumente hochladen.

  4. Laufende Fristen

    Am Zug: Fuhrpark

    Fristen laufen sichtbar: Zahlungsfrist und Anhörungsfrist, dazu die Verfahrensschritte.

  5. Entscheidung

    Am Zug: Fuhrpark

    Die Entscheidung ist dokumentiert. Ob eine Kanzlei beauftragt wird, entscheidet immer der Fuhrpark.

In der Akte des Verstoßes
Offener Betrag, Zahlungsfrist, Tatzeitpunkt, Anhörungsfrist und wer zahlt.
Für die Revision
Zuordnung und Entscheidung sind mit Person und Zeitpunkt belegt.
Verstoßakte: Bußgeld mit offenem Betrag, Zahlungsfrist, Tatzeitpunkt und Anhörungsfrist
Bußgeld mit Zahlungs- und Anhörungsfrist. Beispieldaten.

Fall 2 · Verstoß

Die Kanzlei soll für einen Verstoß Fahrerdaten erhalten

Die Behörde will den Bescheid prüfen lassen. Dafür braucht die Kanzlei Unterlagen, aber nicht die ganze Personalakte.

  1. Mandat

    Am Zug: Fuhrpark

    Der Fuhrpark beauftragt die Kanzlei direkt mit dem Verstoß.

  2. Fall annehmen

    Am Zug: Kanzlei

    Die Kanzlei nimmt den Fall in ihrem Portal an. Der Fuhrpark wird benachrichtigt.

  3. Daten freigeben

    Am Zug: Fuhrpark

    Der Fuhrpark gibt die Fahrerdaten gezielt frei. Ohne Freigabe sieht die Kanzlei sie nicht.

  4. Unterlagen

    Am Zug: Kanzlei

    Die Kanzlei sieht die freigegebenen Unterlagen und stellt Schreiben und Dokumente in die Akte.

  5. Abschluss

    Am Zug: Kanzlei

    Der Fall läuft von „Eingang“ über „Angenommen“ und „In Bearbeitung“ bis „Abgeschlossen“.

Für den Datenschutz
Die Kanzlei sieht nur den Fall, für den sie das Mandat hat.
Im Fallverlauf
Jeder Schritt der Kanzlei steht mit Zeitpunkt und Auslöser im Verlauf.
Kanzlei-Portal: Ausschnitt der Statusleiste mit Eingang, Angenommen (aktuell) und In Bearbeitung
Stand eines Falls im Kanzlei-Portal. Beispieldaten.

Fall 3 · Schadenmit Automatisierung

Schaden am Dienstfahrzeug: Freigabe mit zwei Personen

Ein Dienstwagen braucht eine größere Reparatur. Die Ausgabe soll gegengezeichnet sein, bevor die Werkstatt anfängt.

  1. Schadenmeldung

    Am Zug: Fahrer

    Die Fahrerin meldet den Schaden geführt in der App, mit Fotos.

  2. Kostenvoranschlagmit Automatisierung

    Am Zug: FuhrparkWerkstatt

    Der Workflow beauftragt die Werkstatt. Sie reicht ihren Kostenvoranschlag ein.

  3. Erste Personmit Automatisierung

    Am Zug: FuhrparkVersicherer

    Der Ablauf wartet. Es entscheidet der Fuhrpark oder, wenn Sie es so festlegen, der Versicherer.

  4. Zweite Personmit Automatisierung

    Am Zug: Fuhrpark

    Ab Ihrer Freigabegrenze bestätigt eine zweite Person, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten.

  5. Beleg

    Am Zug: Fuhrpark

    Die Freigabe steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll. Erst danach wird repariert.

Was die Fahrerin sieht
Den Status ihrer Meldung. Keine Kosten, keine Haftungsfragen.
Voraussetzung
Das Vier-Augen-Prinzip ist einstellbar und gilt, wenn Sie es einschalten.

Illustration Dicke Linie: der Vorgang in Clamio. Farbige Linien: wer handelt. Gefüllte Station: Regel oder Automatisierung.

Workflow in der Verwaltungmit Automatisierung

Wer hat entschieden? Jeder Schritt belegt

Eine Reparatur liegt über Ihrer Freigabegrenze. Der Ablauf hält an, bis die zuständige Stelle entschieden hat, und schreibt jeden Schritt mit.

Wer entscheidet die Kostenfreigabe?

Der Fuhrpark entscheidet

Das ist der Standard: Die Kostenfreigabe landet bei Ihnen, im Eingang „Freigaben“.

  1. Kostenvoranschlag eingereichtWerkstattPerson · Zeitpunkt
  2. Kostenfreigabe angefragtWorkflowPerson · Zeitpunkt
  3. Freigabe erteiltFuhrpark, erste PersonPerson · Zeitpunkt
  4. Freigabe bestätigtFuhrpark, zweite Person (Vier-Augen-Prinzip)Person · Zeitpunkt
  5. Reparatur läuft weiterWerkstattPerson · Zeitpunkt

Der Versicherer entscheidet

Sie legen im Schritt fest, dass der Versicherer die Kostenfreigabe entscheidet. Ihre Freigabegrenze gilt weiter.

  1. Kostenvoranschlag eingereichtWerkstattPerson · Zeitpunkt
  2. Kostenfreigabe angefragtWorkflowPerson · Zeitpunkt
  3. Freigabe erteiltVersicherer, erste PersonPerson · Zeitpunkt
  4. Freigabe bestätigtVersicherer, zweite Person (Vier-Augen-Prinzip)Person · Zeitpunkt
  5. Reparatur läuft weiterWerkstattPerson · Zeitpunkt

Der Assekuradeur entscheidet

Ein Assekuradeur entscheidet im Auftrag, wenn er eine schreibende Vollmacht hat.

  1. Kostenvoranschlag eingereichtWerkstattPerson · Zeitpunkt
  2. Kostenfreigabe angefragtWorkflowPerson · Zeitpunkt
  3. Freigabe erteiltAssekuradeur, erste PersonPerson · Zeitpunkt
  4. Freigabe bestätigtAssekuradeur, zweite Person (Vier-Augen-Prinzip)Person · Zeitpunkt
  5. Reparatur läuft weiterWerkstattPerson · Zeitpunkt

Illustration Die zweite Person bestätigt ab Ihrer Freigabegrenze, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten.

Woran sich die Freigabe hält

  1. Kostenfreigabe

    Der Schritt „Kostenvoranschlag einreichen“ mit „Freigabe nötig“ erzeugt nach dem Einreichen eine Kostenfreigabe.

  2. Freigabegrenze

    Die Freigabegrenze des Fuhrparks gilt mit dem Betrag, gleich welche Stelle entscheidet.

  3. Vier-Augen-Prinzip

    Es ist einstellbar. Eingeschaltet bestätigen ab der Freigabegrenze zwei Personen.

  4. Protokoll

    Freigaben stehen mit Person und Zeitpunkt im Protokoll. Den Ablauf selbst zeigt der Reiter „Workflow“ der Akte.

Voraussetzung für Freigaben im Ablauf: Automatisierung gebucht. Verstöße laufen auch ohne Workflow. Automatisierung ansehen

Datenfreigabe und Beschäftigte

Fahrerdaten nur dort, wo Sie sie freigeben

Zwei Gruppen schauen genau hin: Ihre Datenschutzbeauftragten und Ihre Beschäftigten. Beide sollen sehen können, was gilt.

Datenfreigabe an Partner

  • Dienstleister sehen nur ihren eigenen Auftrag und was Sie freigeben.
  • Fahrerdaten gibt der Fuhrpark gezielt frei; ohne Freigabe sieht der Partner sie nicht.
  • Eigene Auftragsbeträge sieht der Partner; übrige Beträge nur, wenn sie freigegeben sind.
  • Anfragen zu Ihren Daten richten Sie an Ihren Fuhrpark bzw. an uns. Eine Funktion dafür im Portal ist in Vorbereitung.
Werkstatt-Portal: Rechnungen mit den Ständen Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt und Bezahlt
Ein Partner sieht seine eigenen Rechnungen, hier im Werkstatt-Portal. Beispieldaten.

Fair zu Ihren Beschäftigten

  • In der App erscheinen nur die eigenen Vorgänge.
  • Eigene Verstöße sieht der Fahrer ohne Beträge.
  • Keine Fahrer-Ranglisten, keine Scores, keine Telematik-Auswertung. In den Kennzahlen-Auswertungen werden sehr kleine Gruppen automatisch ausgeblendet.
  • Die App läuft auf iOS, Android und iPad und spricht acht Sprachen.
Fahrer-App „Mein Tag“ (Ausschnitt): Aufgaben, Schäden, Heute und die Hinweise „UVV ist überfällig“ und „AU in 20 Tagen fällig“Fahrer-App „Mein Tag“ (Ausschnitt): Aufgaben, Schäden, Heute und die Hinweise „UVV ist überfällig“ und „AU in 20 Tagen fällig“
Die Startseite der App zeigt nur Eigenes. Beispieldaten.

Nutzen in der Verwaltung

Was Ihre Verwaltung davon hat

  • Leitung der Fahrbereitschaft

    Verstöße, Schäden und Fristen aller Dienststellen in einem System, mit klaren Zuständigkeiten.

  • Rechnungsprüfung

    Wer zugeordnet, freigegeben oder abgelehnt hat, steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.

  • Behördlicher Datenschutz

    Partner sehen ihren Auftrag, Fahrerdaten nur nach Freigabe. Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU.

  • Beschäftigte

    Sie melden geführt und sehen nur das Eigene. Bewertet wird niemand.

Module in der Verwaltung

Was in der Verwaltung besonders zählt

Für Kommunen und Behörden stehen Verstoß, Rechte und Protokoll vorn. Die Funktionen sind dieselben wie in jeder Branche.

  • Verstoßakte

    Bußgeld, Anhörung und Fahrerbenennung mit Zuordnung zu Fahrzeug und Fahrer. Fristen und Verfahrensschritte stehen in der Akte.

  • Datenfreigabe

    Der Fuhrpark gibt Fahrerdaten gezielt frei. Partner sehen nur Vorgänge, in denen sie beauftragt sind.

  • Rollen und Rechte

    Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Vorgänge sieht und bearbeitet. Dienststellen als Organisationen unter einem Kundenkonto.

  • Protokoll

    Änderungen an Vorgängen, Freigaben und Datenfreigaben stehen im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.

  • Freigaben

    mit Automatisierung

    Kostenfreigabe im Ablauf, Freigabegrenze nach Betrag, Vier-Augen-Prinzip einstellbar. Auf Wunsch Vier-Augen-Prinzip für Kostenvoranschläge und Rechnungen ab einem Betrag, den Sie festlegen.

  • Datenschutz

    Anfragen zu Ihren Daten richten Sie an Ihren Fuhrpark bzw. an uns. Eine Funktion dafür im Portal ist in Vorbereitung. Daten in der EU, Übertragung verschlüsselt (TLS).

  • Fahrzeuge und Zuordnung

    Dienstfahrzeuge mit Status und Zuordnung.

    Fuhrpark-Portal: Fahrzeugliste mit Kennzeichen und Status
    Dienstfahrzeuge in der Fahrzeugliste. Beispieldaten.

Rollen in der Verwaltung

Wer in der Verwaltung mitarbeitet

Auch beteiligt

Daten in der EU, Entscheidungen im Protokoll

Standort
Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU.
Transport
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS).
Zuständigkeit
Rollen und Rechte legen fest, wer welche Vorgänge sieht und bearbeitet.
Anfragen
Anfragen zu Ihren Daten richten Sie an Ihren Fuhrpark bzw. an uns. Eine Funktion dafür im Portal ist in Vorbereitung.

Fragen in der Verwaltung

Fragen aus Kommunen und Behörden

Wo liegen die Daten?

In Rechenzentren in der EU. Alle Verbindungen sind verschlüsselt.

Wer darf was?

Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Vorgänge sieht und bearbeitet.

Sehen Dienstleister alles?

Nein, nur ihren eigenen Auftrag und was Sie freigeben.

Lässt sich nachweisen, wer entschieden hat?

Ja. Freigaben und andere Handlungen stehen mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.

Werden Beschäftigte über die App überwacht?

Fahrer sehen nur ihre eigenen Vorgänge. Scores für Fahrer und eine Telematik-Auswertung gibt es nicht.

Können wir Dienststellen oder Eigenbetriebe trennen?

Ja. Dienststellen und Eigenbetriebe führen Sie als Organisationen unter einem Kundenkonto, mit Rollen und Rechten je Organisation.

An wen richten wir Anfragen zu unseren Daten?

Anfragen zu Ihren Daten richten Sie an Ihren Fuhrpark bzw. an uns. Eine Funktion dafür im Portal ist in Vorbereitung.

Branchen außerhalb der Verwaltung

Alle Branchen im Überblick

Clamio für Ihre Verwaltung sehen

Wir zeigen Ihnen einen Bußgeldbescheid von Eingang bis Entscheidung, die Datenfreigabe an eine Kanzlei und eine Freigabe mit zwei Personen.

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