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Werkstatt-Portal · Für Reparatur- und Glasaufträge

Reparatur­aufträge ohne Doppel­erfassung

Im Werkstatt-Portal erhalten Sie Anfragen, planen Termine und laden Kostenvoranschlag und Reparaturbericht in die Akte. Glasbetriebe arbeiten ebenfalls hier.

Demo anfragen So läuft der Auftrag
  • Reparatur- und Glasaufträge annehmen oder ablehnen
  • Termin setzen, Fortschritt melden, bis „Fertig“
  • Kostenvoranschlag, Fotos und Dokumente in die Akte laden
GrafikSchadenskizze mit markierten Stellen, am Auftrag Schadenfotos, Kostenvoranschlag und Rechnung. Dem Werkstatt-Portal nachempfunden.

Ausgangslage

Was den Werkstatt­alltag bremst

Drei Stellen, an denen es heute hakt, und was Clamio dort tut.

  • Aufträge auf vielen Wegen

    Anfragen kommen per Telefon und E-Mail. Angaben zum Schaden fehlen oder kommen nach.

    Mit ClamioAnfragen erreichen Sie im Portal und per E-Mail. Mit dem Auftrag sehen Sie Beschreibung, Fotos und Schadenskizze.

  • Warten auf die Freigabe

    Der Kostenvoranschlag ist verschickt, die Antwort bleibt aus.

    Mit ClamioMit Workflow: Ihr Kostenvoranschlag wird vor der Reparatur freigegeben – von der Stelle, die der Fuhrpark festlegt.

  • Rechnung ohne Rückmeldung

    Ob die Rechnung angekommen und geprüft ist, erfahren Sie erst auf Nachfrage.

    Mit ClamioDie Rechnung reichen Sie im selben Portal ein und sehen den Stand bis „Bezahlt“.

01Auftrag

Ein Auftrag, Ihr Ausschnitt

Jeder Partner arbeitet im eigenen Portal und sieht nur die Vorgänge, zu denen er einen Auftrag hat.

Ein Ablauf, sechs StationenIllustration
  1. 01Melden
  2. 02Prüfen
  3. 03PartnerwahlHier steigen Sie zu
  4. 04Freigabe
  5. 05Regulierung
  6. 06Abschluss
Ausschnitt aus dem Linienplan der Startseite: Die Werkstatt steigt bei „Partnerwahl“ zu, mit einem Auftrag zu diesem einen Vorgang. Abgeschlossen wird erst, wenn alle Aufträge erledigt und alle Rechnungen entschieden sind.

  • Reparatur und Glas

    Reparatur- und Glasanfragen erreichen Sie im Portal und per E-Mail. Glasbetriebe arbeiten als Werkstatt im selben Portal.

  • Annehmen oder ablehnen

    Sie nehmen an oder lehnen ab. Vor der Annahme fragt das Portal einmal nach. Beim Ablehnen können Sie einen Grund angeben.

  • Wie die Anfrage kommt

    Der Fuhrpark wählt die Art im Ablauf. Gleichzeitig: Sobald ein Partner zusagt, ist die Anfrage für die anderen erledigt. Sagt einer ab, bleiben die anderen angefragt. Nacheinander: Bei einer Absage wird sofort der nächste gefragt, sonst nach Ablauf der Wartezeit.

  • Was Sie sehen

    Ihren Auftrag, die für Sie freigegebenen Dokumente und den Schadenseingang mit Beschreibung, Fotos und Schadenskizze.

  • Nur eigene Beträge

    Sie sehen Ihre eigenen Auftragsbeträge. Übrige Beträge des Schadens nur, soweit sie freigegeben sind.

Eine Akte, jeder sieht seinen Ausschnitt.

Akte · Sicht der WerkstattIllustration
Ihr Ausschnitt
  • Ihr Auftragsichtbar: Reparatur oder Glas, auch aus Panne (Zusatzmodul) und Mangel (Zusatzmodul)
  • Schadenseingangsichtbar: mit Beschreibung, Fotos und Schadenskizze
  • Dokumentesichtbar: die für Sie freigegeben sind, und Ihre eigenen
  • Diskussionsichtbar: Rückfragen im Chat der Akte
  • Terminesichtbar: im Kalender Ihres Portals
  • Beträgeteilweise: Ihre eigenen Auftragsbeträge, übrige nur, soweit freigegeben
  • Vorgänge ohne Auftragnicht sichtbar: erscheinen bei Ihnen nicht
  • Per Auftragslinknicht sichtbar: Fahrer- und Kostendaten sind darüber nicht sichtbar
Serviceaufträge · Werkstatt-PortalAufnahme
Serviceaufträge im Werkstatt-Portal: Kacheln mit der Anzahl je Status Neu, Angenommen, In Reparatur, Teile bestellt und Fertig, darunter Reiter von Neu über In Reparatur, Teile bestellt und Fertig bis Fakturiert, dazu Abgelehnt und Storniert.
Eingehende und laufende Aufträge nach Status, mit den Nebenwegen „Abgelehnt“ und „Storniert“. Zum Ansehen seitlich wischen.

02Workflow

Vom Auftrag zur fertigen Reparatur

Ihr Auftrag hängt an der Akte des Vorgangs. Sie nehmen an, setzen den Termin und melden den Fortschritt, bis die Reparatur fertig ist. Die Rechnung reichen Sie im selben Portal ein.

Der Fuhrpark beauftragt über ClamioSie reparieren und melden den Fortschritt

Station 04 · Fortschritt

Termin setzen, Fortschritt melden, bis „Fertig“

Nach der Annahme setzen Sie den Termin. Im Reparaturverlauf melden Sie den Stand, von „Eingang“ über „In Reparatur“ und „Teile bestellt“ bis „Fertig“. Nach der Rechnung setzen Sie den Auftrag auf „Fakturiert“.

  • Vor jedem Wechsel fragt das Portal einmal nach.
  • Termine stehen im Kalender Ihres Portals. Den Termin können Sie ändern.
  • Nach der Reparatur laden Sie den Reparaturbericht hoch und setzen den Auftrag auf „Fertig“.
Clamio
zeigt den Stand am Auftrag
Sie
setzen den Termin und den Auftrag auf „Fertig“
ReparaturverlaufIllustration
Klicken Sie, um den Status zu ändern

Auftragsinformationen

Kalender

10:00 Reparatur

Fuhrpark:AuftragsstatusIn Reparatur

Ihr Stand im Reparaturverlauf: In Reparatur. Der Termin steht im Kalender.

Ohne Beträge gezeichnet, die Uhrzeit ist ein frei wählbares Beispiel.

Jeder Schritt steht mit Zeitpunkt und Auslöser im Reparaturverlauf.

Wer beauftragt

Der Fuhrpark, über Clamio: aus Schaden, Panne oder Mangel.

Wo der Stand steht

Am Auftrag: Der Auftragsstatus zeigt den Stand, von „Eingang“ bis „Fakturiert“. Nebenwege sind „Abgelehnt“ und „Storniert“.

Keine Beträge in Nachrichten

Nachrichten an Partner und Fahrer enthalten keine Schadenbeträge.

02.1Reparatur, Glas, Mangel

Drei Aufträge, ein Eingang

  • Glasbetriebe arbeiten im Werkstatt-Portal. Glasanfragen landen im selben Eingang.
  • Neben Schäden erhalten Sie auch Aufträge aus Panne (Zusatzmodul) und Mangel (Zusatzmodul).
  • Bei einem Mangel wählen Sie über „Behebung melden“ die behobenen Mängel und beschreiben die Arbeit. Kilometerstand und „Fotos nachher“ sind optional. Danach prüft der Fuhrpark nach.

Reparatur, Glas und Mangel, ein Werkstatt-Portal

Illustration

ReparaturReparaturauftrag

GlasGlasauftrag

MangelBehebung melden

Serviceaufträgein Ihrem Portal, an der Akte des Vorgangs

Ihr Auftrag hängt an der Akte des Vorgangs, ob Reparatur, Glas oder Mangel.

03Akte

Termine, Dokumente und Rückfragen an einem Ort

Kostenvoranschlag, Reparaturbericht und Fotos liegen am Auftrag. Rückfragen klären Sie in der Akte statt am Telefon.

  • Kalender

    Die Termine Ihrer Aufträge stehen im Kalender: nach Monat, Woche oder Tag und als Terminübersicht.

  • Dokumente

    Kostenvoranschlag, Reparaturbericht und Fotos laden Sie im Reiter „Dokumente“ in die Akte.

  • Diskussion

    Fuhrpark, Assekuradeur und Versicherer erreichen Sie im Chat der Akte, im Reiter „Diskussion“. Benachrichtigungen kommen im Portal und per E-Mail.

  • Reparaturverlauf

    Jeder Schritt steht mit Zeitpunkt und Auslöser im Verlauf.

Kalender · Werkstatt-PortalAufnahme
Kalender im Werkstatt-Portal, Monatsansicht November 2026: Reparaturtermine mit Uhrzeit an vier Tagen, umschaltbar auf Woche, Tag und Terminübersicht.
Der Kalender mit den Terminen Ihrer Aufträge, hier in der Monatsansicht. Zum Ansehen seitlich wischen.
Ein Reparaturauftrag, von „Eingang“ bis „Fertig“Illustration
  1. Fuhrparkbeauftragt die Werkstatt über Clamio
  2. Werkstatt · Sienehmen den Auftrag an und setzen den Termin
  3. Werkstatt · Sieladen den Kostenvoranschlag in die Akte
  4. Stelle, die der Fuhrpark festlegt mit Workflowgibt den Kostenvoranschlag vor der Reparatur frei
  5. Werkstatt · Sieladen den Reparaturbericht hoch und setzen den Auftrag auf „Fertig“

Beispielhafter Verlauf eines Reparaturauftrags, ohne Namen und Daten gezeichnet.

04Abrechnung

Rechnung im selben Portal, Stand bis bezahlt

Rechnungen mit Positionen und Beleg reichen Sie digital ein. Der Zahler prüft sie und genehmigt sie.

  • Rechnung

    Sie reichen sie mit Positionen und Beleg im selben Portal ein und sehen den Stand bis „Bezahlt“.

  • Entscheidung

    Der Zahler prüft die Rechnung. Er genehmigt sie oder lehnt sie mit Grund ab.

  • Eigene Beträge

    Sie sehen Ihre eigenen Auftragsbeträge. Übrige Beträge des Schadens nur, soweit sie freigegeben sind.

  • Ohne Konto

    Für Dienstleister ohne eigenes Konto erfasst der Fuhrpark die Rechnung.

Stände Ihrer RechnungIllustration
  1. Entwurf
  2. Eingereichtmit Positionen und Beleg, im selben Portal
  3. In Prüfungbeim Zahler
  4. Genehmigtoder „Abgelehnt“
  5. Bezahlt

Nach der Rechnung setzen Sie den Auftrag auf „Fakturiert“.

Ohne Beträge gezeichnet.

Rechnungen · Werkstatt-PortalAufnahme
Rechnungen im Werkstatt-Portal: Knopf „Neue Rechnung“, darunter Kacheln mit der Anzahl der Rechnungen je Stand: Eingereicht inklusive in Prüfung, Genehmigt, Abgelehnt, Bezahlt.
Ihre Rechnungen nach Stand: Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt, Bezahlt. Zum Ansehen seitlich wischen.

05Zusammenarbeit

Sie reparieren, alle arbeiten in einer Akte

Sie arbeiten in derselben Akte wie Fuhrpark und Versicherer und sehen nur, was Ihren Auftrag betrifft.

FuhrparkBeauftragt über Clamio

Der Fuhrpark beauftragt, der Stand steht am Auftrag

Der Fuhrpark beauftragt Sie über Clamio: aus Schaden, Panne oder Mangel. Der Auftragsstatus zeigt den Stand.

Lösung für Fuhrparks

AssekuradeurBeauftragt im Auftrag

Sie sehen, wer gehandelt hat

Die Regulierungsentscheidung des Assekuradeurs trägt die Kennzeichnung „im Auftrag von“.

Lösung für Assekuradeure

VersichererIn derselben Akte

Rückfragen ohne Umweg

Fuhrpark, Assekuradeur und Versicherer erreichen Sie im Chat der Akte.

Lösung für Versicherer

Weitere DienstleisterAufträge im Schadenfall

Jeder Partner im eigenen Portal

Gutachter, Abschleppdienste, Mietwagenanbieter und Kanzleien arbeiten in derselben Akte, jeder im eigenen Portal.

Lösung für Dienstleister

Außerdem im Werkstatt-Portal

  • Serviceaufträge
  • Kalender mit Terminen
  • Schadenseingang
  • Diskussion
  • Dokumente
  • Rechnungen

Ohne eigenes KontoAls Dienstleister eines Fuhrparks arbeiten Sie auch ohne eigenes Konto über einen geschützten Auftragslink mit.

Auch Reifendienst & RäderZur Leistungsgruppe „Reifendienst & Räder“ gehören Räder, Achsvermessung, Reifeneinlagerung und Felgenaufbereitung.

Jeder sieht nur seinen Ausschnitt

Eigene Vorgänge und Aufträge
Jede Organisation sieht ihre eigenen Vorgänge und die, für die sie einen Auftrag oder eine Vollmacht hat oder die sie versichert.
Nur eigene Beträge
Partner sehen nur Beträge ihrer eigenen Aufträge und Rechnungen.
Daten in der EU, verschlüsselt übertragen
Daten gespeichert in Rechenzentren in der EU, die Übertragung ist verschlüsselt (TLS).

Häufige Fragen

Was Werkstätten vorab wissen wollen

Arbeiten Glasbetriebe im selben Portal?

Ja. Glasbetriebe arbeiten als Werkstatt im selben Portal.

Wer gibt meinen Kostenvoranschlag frei?

Mit Workflow: Ihr Kostenvoranschlag wird vor der Reparatur freigegeben – von der Stelle, die der Fuhrpark festlegt.

Muss ich bei „Behebung melden“ Fotos hochladen?

Nein. Kilometerstand und „Fotos nachher“ sind optional. Danach prüft der Fuhrpark nach.

Muss ich einen Grund angeben, wenn ich ablehne?

Nein. Beim Ablehnen können Sie einen Grund angeben, er ist keine Pflicht.

Welche Beträge sehe ich?

Ihre eigenen Auftragsbeträge. Übrige Beträge des Schadens nur, soweit sie freigegeben sind.

Wie rechne ich ab?

Die Rechnung reichen Sie im selben Portal ein und sehen den Stand bis „Bezahlt“. Nach der Rechnung setzen Sie den Auftrag auf „Fakturiert“.

Geht es auch ohne eigenes Konto?

Ja. Als Dienstleister eines Fuhrparks arbeiten Sie über einen geschützten Auftragslink mit.

Demo

Das Werkstatt-Portal kennenlernen

In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Reparatur- und Glasaufträge vom Eingang bis zur Rechnung laufen.

Demo anfragen Workflow ansehen