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Fuhrpark-Portal · Für die Fuhrparkleitung

Ihr Fuhrpark im Griff

Das Fuhrpark-Portal bündelt Schäden, Pannen, Mängel und Verstöße mit Fahrzeugen, Verträgen und Fristen. Fahrer melden per App, Partner arbeiten in derselben Akte.

Demo anfragen So läuft der Workflow
  • Eine Akte je Vorgang, mit Zeitleiste aller Schritte und Beteiligten
  • Zwei Personen bestätigen Freigaben, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten
  • HU, AU, UVV und Führerschein mit Erinnerung vor Ablauf
  1. 01 · MeldungXQ-FK 2041Kollision · per Fahrer-App
  2. 02 · PartnerwahlWerkstattAngenommenFester Partner
  3. 03 · FreigabeKostenfreigabe2.380,00 €Erste Person hat bestätigtZweite Person offen
  4. 04 · RechnungRechnungvom Partner eingereicht
  5. Abschluss
GrafikEin Schaden im Workflow: Meldung, Partnerwahl, Freigabe, Rechnung, Abschluss. Zwei Personen bestätigen, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten. Beispielwerte.

Ausgangslage

Was den Fuhrpark­alltag bremst

Drei Stellen, an denen es heute hakt, und was Clamio dort tut.

  • Medienbrüche

    Meldungen kommen per Telefon, E-Mail und Zettel. Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst.

    Mit ClamioFahrer melden per App, Sie erfassen im Portal oder übergeben Vorgänge aus Ihren Systemen per Schnittstelle. Jeder Weg führt in eine Akte.

  • Übersehene Fristen

    HU, AU, UVV und Führerscheine laufen ab, und niemand merkt es rechtzeitig.

    Mit ClamioClamio erinnert vor Ablauf von HU, AU, UVV und Führerschein.

  • Ungeplante Ausfälle

    Nach einem Schaden oder einer Panne beginnt das Herumtelefonieren. Das Fahrzeug steht.

    Mit ClamioSobald gemeldet wird, startet der Ablauf. Partner wählen Sie als festen oder bevorzugten Partner. Voraussetzung: Automatisierung gebucht.

01Melden

Fahrer melden so, wie es gerade geht

Alle Meldewege führen zur selben Akte mit Fotos, Hergang, Beteiligten und Fahrzeug.

Hier steigt der Fahrer zuFahrer-App für iOS, Android und iPad

  • Fahrer-App

    Geführte Meldung in Schritten mit Fotos, auch als Entwurf. Fahrer erledigen Aufgaben und reichen Nachweise ein, ohne Kostendetails.

  • Portal oder Schnittstelle

    Sie erfassen im Portal oder übergeben Vorgänge aus Ihren Systemen per Schnittstelle.

Jeder Weg führt in eine Akte

Fahrer-App, Schaden melden, Schritt 1: Fahrzeug ist vorausgewählt, als Schadenart ist Kollision gewählt. Fahrer-App im Dunkelmodus, Schaden melden, Schritt 1: Fahrzeug ist vorausgewählt, als Schadenart ist Kollision gewählt.
Zum Scrollen

Schaden melden: Fahrzeug wählen, Schadenart antippen. Beispieldaten.

Bald im App Store und bei Google Play

02Vorgänge & Akte

Vier Vorgangsarten, eine Arbeitsweise

Jede Vorgangsart hat ihre Liste und ihre Akte. Stellt sich ein Schaden heraus, wandeln Sie Panne oder Mangel in einen Schaden um.

Schadenakte · Schäden & FotosDemo-Daten
Ausschnitt der Schadendetails bei Hagel: verbeulte Bereiche, geschätzte Zahl der Dellen und Größe der Hagelkörner zur Auswahl.
Die Schadenerfassung fragt je Schadenart gezielt nach, hier bei Hagel.
  • Haftpflicht-, Teilkasko- und Vollkaskoschäden, Drittschäden und Eigendeckung in einer strukturierten Akte.
  • Mit Fotos, Beteiligten, Fahrzeug und Vertrag.

02.1Akte und Zeitleiste

Eine Akte je Vorgang, jeder Schritt sichtbar

Beträge, Versicherung und Vertrag links, der Verlauf rechts: Die Zeitleiste zeigt jeden Statuswechsel, Workflow-Schritt und Beteiligten in zeitlicher Folge.

  • Dokumente für alle Beteiligten oder gezielt geteilt, jede Freigabe und jeder Download protokolliert.
  • Chat je Akte mit Fuhrpark, Assekuradeur, Versicherer und beauftragten Partnern.
Ausschnitt der Schadenakte: Status In Prüfung, Hagelschaden, geschätzter Betrag, Versicherer, Kennzeichen, Vertrag zum Schadendatum, Police-Nr und Selbstbeteiligung.
Beträge, Versicherung und Vertrag in der Akte. Demo-Daten.
Schadenakte · ZeitleisteDemo-Daten
Ausschnitt der Zeitleiste: die Einträge Kosten erwartet und Rechnung eingereicht, jeweils mit Zeitpunkt, Beteiligtem und Betrag.
Die Zeitleiste der Akte zeigt jeden Statuswechsel, Workflow-Schritt und Beteiligten in zeitlicher Folge.

03Workflow

Ein Ablauf für Schaden, Panne, Mangel und Verstoß

Sie legen einmal fest, wie Vorgänge laufen. Clamio führt den Ablauf aus, beauftragt Partner und holt Freigaben ein. Ermessen bleibt beim Menschen.

Station 03 · Partnerwahl

Der richtige Partner, ohne Herumtelefonieren

Partner wählen Sie als festen oder bevorzugten Partner. Anfragen gehen sofort, nacheinander oder gleichzeitig hinaus.

  • Wird kein Partner gefunden: Klärungsfall anlegen oder Auftrag ohne Partner anlegen.
  • Eigene Dienstleister ohne Konto arbeiten über einen geschützten Auftragslink mit.
Clamio
fragt an und beauftragt
Sie
bestimmen Partner und Zustellung
Partnerwahl und ZustellungIllustration

Partnerwahl

  • Fester Partner
  • Bevorzugter Partner
Zustellung · ausprobieren

Bei einer Absage wird sofort der nächste gefragt, sonst nach Ablauf der Wartezeit.

Hier steigen Ihre Dienstleister zu

Abschleppdienst Werkstatt Gutachter Mietwagen Kanzlei

Abgeschlossen wird erst, wenn keine Aufträge und Rechnungen mehr offen sind.

Im Editor gebaut

Im grafischen Editor einstufen, Partner beauftragen, Freigaben einholen, Fristen überwachen und Beteiligte informieren.

Vor dem Start geprüft

Der Prüflauf findet Lücken, der Testlauf spielt den Ablauf an einem Testschaden durch.

Jeder Lauf in der Akte

Der Reiter „Workflow“ in der Akte zeigt jeden Schritt, jedes Ergebnis und jede Wartezeit.

Für alle vier Vorgangsarten

Gilt für Schaden, Panne, Mangel und Verstoß. Voraussetzung: Automatisierung gebucht.

03.1Auslöser und Antwortfrist

Sobald gemeldet wird, startet der Ablauf

  • Workflows starten automatisch. Bei Schäden können Admins einen Ablauf auch von Hand starten oder abbrechen, nachvollziehbar protokolliert.
  • Jede Partneranfrage hat eine Antwortfrist. Sagt einer ab oder antwortet nicht in der Frist, wird der nächste gefragt.
Clamio
startet den Ablauf mit der Meldung
Sie
legen Auslöser, Bedingungen und Antwortfrist fest
Workflow · AuslöserDemo-Daten
Kopf eines Ablaufs im Workflow-Editor: 4 Schritte, Auto-Start, Auslöser „Schaden gemeldet“, Status Aktiv, darunter eine Bedingung zur Schadenart.

Mehr zur Automatisierung

04Fahrzeuge & Fahrer

Fahrzeuge, Verträge und Fristen in einer Akte

Die Fahrzeugakte bündelt Stammdaten, Zuordnungen, Verträge, Fristen und alle Vorgänge eines Fahrzeugs.

Fahrzeuge

Schäden, Pannen, Mängel, Verstöße, zugeordnete Fahrer und Sperrstatus je Fahrzeug. Kilometerstände kommen aus Fahrermeldungen.

Ausschnitt der Fahrzeugliste mit Kennzeichen, Modell, Fahrgestellnummer und Status.
Die Fahrzeugliste. Demo-Daten.

Verträge

Versicherungs- und Leasingverträge mit Historie.

Ausschnitt eines Versicherungsvertrags: Haftpflicht und Vollkasko, Policennummer, Prämie, Deckungssumme und Selbstbeteiligung.

Fahrer

Führerscheinklassen, Gültigkeit und App-Status je Fahrer.

Ausschnitt der Fahrerliste mit Führerscheinklassen, Gültigkeit, Status und App-Status.

Prüfungen und Fristen

Clamio erinnert vor Ablauf. Die Frist „Führerschein läuft ab“ erscheint rechtzeitig, die Führerscheine stehen in der Fahrerakte im Reiter „Führerscheine“. Reifen (Zusatzmodul): Zu wenig Profil erzeugt automatisch einen Reifenmangel mit Sperre.

  • HUHauptuntersuchung
  • AUAbgasuntersuchung
  • UVVUnfallverhütungsvorschrift
  • FührerscheinFrist „Führerschein läuft ab“
  • ReifenProfil und Wechselfristen (Zusatzmodul)

05Finanzen & Export

Kosten belegt, Buchhaltung versorgt

Rechnungen prüfen, Forderungen verfolgen, Listen exportieren.

01

Rechnungen und Forderungen

Rechnungen prüfen und genehmigen, Zahlungen als bezahlt markieren. Auf Wunsch Vier-Augen-Prinzip für Kostenvoranschläge und Rechnungen ab einem Betrag, den Sie festlegen. Forderungen wie Regress, Selbstbeteiligung oder Rückforderung verfolgen Sie bis zur Zahlung, zum Streit oder zum Erlass.

ForderungenBeispieldaten
Ausschnitt der Forderungen mit Art, Schuldner, Bezug, Betrag und Status: eine offene Forderung aus einer Regulierung.

Der Weg in Ihre Buchhaltung

Illustration
  1. 02

    Buchhaltungsprofil

    Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04), Berater- und Mandantennummer und Konten je Kostenart – für das ganze Kundenkonto oder je Organisation.

  2. 03

    Vorprüfung vor dem Export

    Clamio prüft vorher, ob Konten und bestätigter Zahler vollständig sind, und nennt fehlende Angaben.

  3. 04

    Export für die Buchhaltung

    Buchungsexport als CSV-Datei oder als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater.

  4. 05

    Datensparsam und mit Rechten

    Der DATEV-Export enthält keine Fahrernamen und keine Freitexte. Exportieren und Einstellungen ändern dürfen nur Berechtigte.

06

Listen und Berichte

Listen exportieren Sie als CSV, große Exporte laufen im Hintergrund.

Listen, z. B. Schäden

  • ExportierenDie Liste als CSV-Datei, mit den aktiven Filtern.
  • Meine ExporteGroße Exporte laufen im Hintergrund. Das Ergebnis finden Sie hier.
GrafikExportwege für Listen.

KI

KI dort, wo sie Arbeit spart.

Der Mensch entscheidet, Clamio schlägt vor.

KI in Clamio ansehen

06Zusammenarbeit

Alle arbeiten in Ihrer Akte mit

Wer zusteigt, arbeitet im eigenen Portal und sieht nur seinen Ausschnitt.

AssekuradeurRegulierung im Auftrag

Schadenbearbeitung übertragen

Die Schadenbearbeitung einem Assekuradeur übertragen, mit Bereichen, Stufe und Laufzeit, jederzeit widerrufbar.

Lösung für Assekuradeure

VersichererGeteilte Fälle

Freigaben im Postkorb

Der Versicherer entscheidet im eigenen Freigabe-Eingang und sieht, wer gehandelt hat.

Lösung für Versicherer

DienstleisterAufträge im Schadenfall

Fünf Partner, je ein eigenes Portal

Werkstatt, Gutachter, Abschleppdienst, Mietwagen und Kanzlei, im eigenen Portal oder per Auftragslink.

Lösung für Dienstleister

Außerdem im Fuhrpark-Portal

  • Dashboard
  • Aufgaben und Postkorb
  • Dokumente
  • Reifen (Zusatzmodul)
  • Exporte
  • Suche
  • Benutzer und Rollen
  • Protokoll
  • SMS-Benachrichtigung (In Vorbereitung)
  • Einstellungen
  • Regulierungsvollmacht

Jeder sieht nur seinen Ausschnitt

Eigene Vorgänge und Aufträge
Jede Organisation sieht ihre eigenen Vorgänge und die, für die sie einen Auftrag oder eine Vollmacht hat oder die sie versichert.
Protokoll
Filterbar und exportierbar, auch Zugriffe der Plattform selbst.
Daten in der EU, verschlüsselt übertragen
Daten gespeichert in Rechenzentren in der EU, die Übertragung ist verschlüsselt (TLS).

Häufige Fragen

Was Fuhrparks vorab wissen wollen

Brauchen Fahrer ein Konto im Portal?

Nein. Der Fahrer meldet sich in der App an und sieht nur seine eigenen Vorgänge.

Können wir unsere eigenen Werkstätten und Dienstleister einbinden?

Ja. Partner wählen Sie als festen oder bevorzugten Partner. Eigene Dienstleister ohne Konto arbeiten über einen geschützten Auftragslink mit.

Was passiert, wenn ein Partner nicht antwortet?

Jede Partneranfrage hat eine Antwortfrist. Sagt einer ab oder antwortet nicht in der Frist, wird der nächste gefragt. Wird kein Partner gefunden, legt Clamio einen Klärungsfall oder einen Auftrag ohne Partner an.

Wer entscheidet über Freigaben?

Immer ein Mensch. Wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten, bestätigen zwei Personen – bei Kostenvoranschlägen und Rechnungen ab einem Betrag, den Sie festlegen.

Können wir Standorte oder Gesellschaften trennen?

Ja. Ein Kundenkonto bündelt mehrere Organisationen. Jede Organisation sieht ihre eigenen Vorgänge und die, für die sie einen Auftrag oder eine Vollmacht hat oder die sie versichert.

Was müssen wir für Workflow, Panne und Mangel buchen?

Der Workflow setzt voraus, dass Automatisierung gebucht ist. Panne, Mangel und Reifen sind Zusatzmodule.

Wo liegen unsere Daten?

Daten gespeichert in Rechenzentren in der EU. Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS).

Demo

Clamio für Ihren Fuhrpark sehen

In einer Demo zeigen wir Ihnen das Fuhrpark-Portal mit den Abläufen, die für Ihren Fuhrpark wichtig sind.

Demo anfragen Workflow ansehen